Eigenentwicklung · Software-Plattform
Ein Betriebssystem für digitale Geschäftsprozesse
XNO Business OS ist die Plattform, mit der XINOO das eigene Geschäft führt und die sich als getrennter Arbeitsbereich für weitere Unternehmen bereitstellen lässt: Kundenverwaltung, Angebote und Rechnungen, Projekte, Support und Website-Pflege teilen sich Anmeldung, Rechte und Protokoll.
- Auftraggeber
- XINOO
- Projekt
- XNO Business OS
- Branche
- Eigenentwicklung · Software-Plattform
- Art
- Mandantenfähige Business-Plattform · Kundenverwaltung · CMS · Zugriffssteuerung
Die Angaben beschreiben das eigene Produkt in seinem produktiven Stand. Sicherheitsstandards dienen als Orientierung; eine Zertifizierung ist damit nicht verbunden.
Ausgangslage
Worum es geht
Kundenbeziehungen, Angebote, Rechnungen, Projekte, Supportfälle und der Webauftritt verteilen sich in vielen Unternehmen auf getrennte Werkzeuge – mit doppelter Datenpflege und uneinheitlichen Zugriffsrechten.
Wer ein solches System für mehrere Kunden bereitstellt, braucht zusätzlich saubere Trennung der Daten und eine Steuerung, welche Funktionen ein Kunde nutzen darf.
Was XINOO umgesetzt hat
- Eine Plattform für Kundenverwaltung, Finanzen, Projekte, Support und Website-Verwaltung auf gemeinsamer Anmeldung und gemeinsamem Rechtekonzept.
- Eine Mandantenverwaltung, die Arbeitsbereiche trennt, Module je Kunde freischaltet und das Erscheinungsbild je Arbeitsbereich anpassbar macht.
- Zugriffssteuerung mit rollenbasierten Rechten, Zwei-Faktor-Anmeldung und nachvollziehbarer Protokollierung sicherheitsrelevanter Vorgänge.
Vorgehen
Was vor der ersten Zeile Code stand
Die teuersten Fehler entstehen nicht beim Programmieren, sondern davor – wenn niemand geklärt hat, welche Vorgänge das System eigentlich abbilden soll.
Vom eigenen Bedarf aus
Ausgangspunkt war der Betrieb von XINOO selbst: Welche Vorgänge laufen zwischen Anfrage, Angebot, Projekt, Rechnung und Support – und wo reißen sie heute ab?
Gestaltung
Die Handschrift des Kunden, nicht die der Agentur
Eine Oberfläche für den Arbeitsalltag
Die Verwaltung ist auf häufige Handgriffe ausgelegt: suchen, öffnen, bearbeiten, weiterreichen – am Rechner wie unterwegs.
Architektur
Die Entscheidungen dahinter
Nicht der Funktionsumfang entscheidet, ob ein System trägt, sondern wie es geschnitten ist.
Ein Kern, viele Fachbereiche
Fachbereiche teilen Anmeldung, Rechte und Protokoll, statt jeweils eigene mitzubringen.
Arbeitsbereiche statt Einzelinstallationen
Jeder Kunde erhält einen getrennten Arbeitsbereich mit den für ihn freigeschalteten Modulen.
Systemaufbau
Von außen nach innen
Die Ebenen des Systems in der Reihenfolge, in der eine Anfrage sie durchläuft.
Nutzerinnen und Nutzer
Beschäftigte und – für ausgewählte Vorgänge – Kunden.
Arbeitsbereich
Getrennte Daten, Rollen und Module je Kunde.
Plattformsteuerung
Verwaltung von Arbeitsbereichen, Modulen und Lizenzen.
Funktionen
Was das System kann
Gruppiert nach Bereichen. Die Aufstellung ist die Antwort auf die Frage, wie groß das Vorhaben tatsächlich war.
Kundenverwaltung
- Kunden und Ansprechpartner
- Anfragen und Verkaufschancen
- Aufgaben und Aktivitäten
- Angebote aus dem Vorgang
Finanzen und Projekte
- Angebote, Rechnungen und Belege
- Projekte mit Aufgaben und Zeiterfassung
- Auswertungen für Betrieb und Buchhaltung
Support und Wissen
- Supportfälle mit Verlauf
- Wissensdatenbank
- Kundenportal für ausgewählte Vorgänge
Website und Inhalte
- Redaktionssystem mit Entwurf und Freigabe
- Seitenbausteine und Medien
Mandanten und Lizenzen
- Getrennte Arbeitsbereiche je Kunde
- Module je Kunde freischaltbar
- Eigenes Erscheinungsbild je Arbeitsbereich
Technik
Womit es gebaut ist
Plattform
Zugriff
Integration
Was angebunden ist – und was nicht
Für die Anbindung weiterer Systeme stehen je Arbeitsbereich Schnittstellen bereit; Umfang und Zugänge richten sich nach dem gebuchten Paket.
Sicherheit & Zugriff
Sicherheit ist Teil des Entwurfs
Wer Zugriffsrechte nachträglich einzieht, baut Ausnahmen. Wer sie vorher entwirft, baut eine Struktur.
Mandantentrennung
Daten verschiedener Kunden sind voneinander getrennt; ein Arbeitsbereich sieht nur seine eigenen Daten.
Rechte nach Rolle
Berechtigungen sind rollenbezogen auf die jeweils nötigen Aufgaben beschränkt.
Zwei-Faktor-Anmeldung
Der Zugang zur Verwaltung kann durch einen zweiten Faktor abgesichert werden.
Nachvollziehbarkeit
Sicherheitsrelevante Änderungen und administrative Vorgänge werden protokolliert.
Woran sich die Umsetzung orientiert
- Security by Design – Zugriffssteuerung und Protokollierung sind Teil der Architektur, nicht nachgerüstet
- Least Privilege – Rechte werden auf die nötigen Aufgaben beschränkt
- Mandantentrennung als Architekturprinzip
- XNO-SAF, das interne XINOO Security Assurance Framework, bündelt diese Anforderungen
- Orientierung an anerkannten Referenzrahmen (BSI IT-Grundschutz ORP.4, ISO/IEC 27001 und 27002, OWASP ASVS) – keine Zertifizierung
Diese Grundsätze beschreiben die Arbeitsweise. Sie sind keine Zertifizierung und werden hier auch nicht als solche dargestellt.
Stand
Was läuft, was noch nicht
Ein Projekt ist selten an einem Stichtag fertig. Der Stand steht hier, weil er zur Sache gehört.
Im produktiven Einsatz: Kundenverwaltung, Finanzen, Projekte, Support, Website-Verwaltung sowie Mandanten- und Lizenzverwaltung.
Weitere Fachmodule, etwa für Vereine und Clubs, Handel und Buchung, werden ausgebaut.
Regelmäßige Rechteüberprüfung (Access Reviews), Funktionstrennung (Separation of Duties) und ein Schwachstellenmanagement sind als Governance-Erweiterung vorgesehen.
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