Wissensdatenbank

Wie können wir helfen?

108 Anleitungen mit Schritt-für-Schritt-Beschreibungen, Checklisten und Sicherheitshinweisen.

108 Artikel

Wissensdatenbank & Self-Service

Wissensdatenbank richtig nutzen: Suche, Filter, Kategorien

Mit der richtigen Suche finden Sie Lösungen meist schneller als über Menüs. Filter, Kategorien und „beliebte Artikel" helfen, typische Themen in Sekunden zu öffnen.

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Wissensdatenbank & Self-Service

„Keine Treffer" in der Suche: was jetzt?

Wenn die Suche keine Ergebnisse zeigt, heißt das nicht, dass es keine Lösung gibt. Meist sind Suchbegriffe zu speziell oder anders formuliert als im Artikel.

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Wissensdatenbank & Self-Service

Artikel als PDF speichern oder drucken

Manchmal ist es praktischer, einen Artikel als PDF zu speichern oder auszudrucken. Das geht direkt über die Druckfunktion Ihres Browsers.

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Wissensdatenbank & Self-Service

Was gehört nicht in öffentliche KB-Artikel?

Eine öffentliche Wissensdatenbank ist für alle sichtbar. Deshalb gehören interne Details, Zugangsdaten und kundenbezogene Informationen nicht hinein.

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Wissensdatenbank & Self-Service

Wie Sie Probleme gut beschreiben, bevor Sie ein Ticket erstellen

Eine gute Problembeschreibung spart Zeit und Rückfragen. Wenn Sie ein paar Punkte mitliefern, kann Support oft direkt loslegen.

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Wissensdatenbank & Self-Service

Glossar: die wichtigsten IT-Begriffe kurz erklärt

In Support-Artikeln tauchen Begriffe auf, die nicht jeder täglich nutzt. Dieses Glossar erklärt die wichtigsten Wörter so, dass Sie sofort wissen, was gemeint ist.

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Wissensdatenbank & Self-Service

Checkliste: Was Sie vor einem Supportkontakt prüfen sollten

Bevor Sie ein Ticket erstellen, lohnt sich eine kurze Standardprüfung. In vielen Fällen ist das Problem danach schon weg oder deutlich besser eingegrenzt.

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Microsoft 365, Outlook & Teams

Outlook Signatur anpassen (Outlook Desktop + Outlook Web)

Ihre Signatur wird je nach Outlook-Version getrennt gespeichert, einmal für Outlook am PC und einmal für Outlook im Browser. Wenn Signaturen „verschwinden", liegt es oft an mehreren Konten oder falschen Standard-Einstellungen.

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Microsoft 365, Outlook & Teams

Outlook sendet nicht: Postausgang, Auth, Größe, Add-ins

Wenn Outlook nicht sendet, hängt es oft im Postausgang, an Anmeldeproblemen oder an zu großen Anhängen. Mit ein paar Checks können Sie schnell eingrenzen, ob es Outlook, Netzwerk oder das Konto ist.

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Microsoft 365, Outlook & Teams

Outlook empfängt nicht: Regeln, Quarantäne, Speicher

Wenn Outlook keine Mails zeigt, kommen sie oft trotzdem an, aber landen in Quarantäne, werden durch Regeln verschoben oder das Postfach ist voll. Mit wenigen Checks finden Sie heraus, wo die Mails sind.

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Microsoft 365, Outlook & Teams

Kalenderfreigaben richtig setzen (Privat vs Team)

Kalenderfreigaben scheitern meist an falschen Berechtigungen oder daran, dass Details zu offen geteilt werden. Ziel ist: Team sieht Verfügbarkeit, sensible Inhalte bleiben privat.

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Microsoft 365, Outlook & Teams

Teams: Mikrofon/Kamera geht nicht (Windows/Mac)

Wenn Mikro oder Kamera in Teams nicht geht, sind meist Geräteeinstellungen, Berechtigungen oder ein anderes Programm der Blocker. Mit einer sauberen Reihenfolge finden Sie den Übeltäter schnell.

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Microsoft 365, Outlook & Teams

Teams: Bildschirm teilen geht nicht (Desktop + Browser)

Wenn Bildschirmteilen nicht klappt, liegt es oft an fehlenden Rechten, Browser-Berechtigungen oder macOS Screen-Recording. Manchmal blocken auch Policies oder Popups.

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Microsoft 365, Outlook & Teams

OneDrive Sync hängt: Reset und saubere Prüfung

Wenn OneDrive nicht synchronisiert, liegt es oft an Datei-Konflikten, zu langen Pfaden oder Account-Problemen. Mit einer strukturierten Prüfung vermeiden Sie Datenverlust und Chaos.

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Microsoft 365, Outlook & Teams

SharePoint: Zugriff verweigert (Rechte, Links, Gastzugriff)

„Zugriff verweigert" heißt fast immer: falsches Konto, Link ist abgelaufen oder Sie haben keine Rechte. Das ist kein „Fehler", sondern Zugriffsschutz.

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Microsoft 365, Outlook & Teams

Spam/Quarantäne verstehen: warum Mails verschwinden

Manche Mails verschwinden nicht, sie werden nur gefiltert. Spam-Ordner, Quarantäne und Sicherheits-Gateways entscheiden nach Regeln und Reputation.

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Microsoft 365, Outlook & Teams

E-Mail-Anhänge zu groß: Alternativen über OneDrive/Link

Viele Mail-Systeme blocken große Anhänge. Stattdessen ist ein Freigabelink oft schneller, sicherer und kommt zuverlässiger an.

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Microsoft 365, Outlook & Teams

MFA in Microsoft 365: typische Stolpersteine

MFA scheitert oft nicht am Passwort, sondern an Zeitabweichungen, falscher Methode oder Gerätechanges. Wenn Sie die typischen Stolpersteine kennen, sparen Sie viel Stress.

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Microsoft 365, Outlook & Teams

Outlook-Regeln: aufräumen ohne Chaos

Regeln helfen, das Postfach sauber zu halten, können aber auch Mails „verschwinden lassen". Mit wenigen Grundregeln bleiben Sie organisiert, ohne dass Support-Mails untergehen.

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Netzwerk, VPN & Remote Work

VPN einrichten (Windows)

Ein VPN verbindet Ihr Gerät verschlüsselt mit dem Firmennetz. Je nach Anbieter gibt es entweder einen VPN-Client oder die Windows VPN-Einstellungen, die Schritte sind ähnlich.

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Erste Schritte

Erste Schritte in XNO Business OS: Anmelden und zurechtfinden

So melden Sie sich an, was Sie auf dem Startbildschirm sehen und womit Sie am besten beginnen.

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Erste Schritte

Die Oberfläche erklärt: Seitenleiste, Reiter und Kopfzeile

Welche Bereiche es gibt, wo Sie sie anklicken und warum manche Punkte bei Ihnen fehlen können.

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Erste Schritte

Grundkonfiguration: Die Einrichtungs-Checkliste Schritt für Schritt

Die zwölf Einrichtungsschritte von „Firmendaten“ bis „Erstes Projekt“ in sinnvoller Reihenfolge, mit Wegweiser zu den Detail-Anleitungen.

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Erste Schritte

Firmendaten eintragen: Pflichtangaben für Rechnungen und Angebote

So pflegen Sie Firma, Anschrift, Steuerangaben und Bankverbindung, die auf Ihren Belegen stehen.

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Erste Schritte

Team einladen und Rollen vergeben

So legen Sie Mitarbeitende an, wie die Einladung ankommt und wie Sie Rollen und Rechte sinnvoll vergeben.

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Erste Schritte

E-Mail-Versand einrichten: Belege unter Ihrer Absenderadresse senden

So hinterlegen Sie einen eigenen SMTP-Zugang, damit Angebote und Rechnungen von Ihrer Adresse kommen.

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Erste Schritte

Logo, Farben und Erscheinungsbild einstellen

So ändern Sie Logo, Farben und Darstellung Ihres Arbeitsbereichs, und was ohne Zusatzoption möglich ist.

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Erste Schritte

Suche, Schnellauswahl und Tastenkürzel nutzen

So finden Sie Kunden, Belege und Funktionen in Sekunden und legen neue Einträge ohne Umwege an.

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Erste Schritte

Kunden und Kontakte anlegen

So legen Sie einen Kunden und seine Ansprechpersonen an und was Sie später ergänzen können.

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Erste Schritte

Kunden aus einer CSV-Datei importieren

Der Import-Assistent in vier Schritten: Datei wählen, Spalten zuordnen, prüfen, importieren, und bei Bedarf rückgängig machen.

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Erste Schritte

Die Kundenakte: Reiter und „Neu“-Menü

Alles zu einem Kunden an einem Ort: welche Reiter es gibt und was Sie über „Neu“ direkt anlegen.

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Erste Schritte

Anfragen erfassen und daraus einen Deal machen

So halten Sie Anfragen aus Telefon, Empfehlung oder Messe fest und führen sie in der Pipeline weiter.

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Abrechnung

Angebot erstellen, freigeben und versenden

Vom Entwurf zur versandten Offerte: Status, Freigabe, Versand mit PDF und Annahme im Kundenportal.

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Abrechnung

Aus dem Angebot abrechnen: Rechnung, Anzahlung, Schlussrechnung

So wandeln Sie ein angenommenes Angebot in eine Rechnung um oder rechnen in Teilen mit Anzahlung und Schlussrechnung ab.

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Abrechnung

Rechnung erstellen, versenden und Zahlung erfassen

Rechnung anlegen, freigeben, Zahlung buchen, mahnen und korrigieren: alle Wege im Rechnungsmenü erklärt.

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Abrechnung

Nummernkreise einstellen: Rechnungs- und Angebotsnummern

So bestimmen Sie das Muster Ihrer Belegnummern und legen die nächste Nummer fest.

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Abrechnung

Belegdesign und Briefpapier: Rechnungen im eigenen Look

Layout, Logo, Fußzeile und Texte Ihrer Belege einstellen, mit Live-Vorschau.

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Erste Schritte

Projekte anlegen und Zeit erfassen

Projekt starten, Status pflegen, Zeiten buchen und abrechenbare Zeiten in die Rechnung übernehmen.

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Webseite, Hosting & SEO

Website: Seite bearbeiten und veröffentlichen

Seiten im Visual Builder anlegen, ändern und veröffentlichen, und was Sie bei Bildern beachten.

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Serviceportal & Tickets

Support: Anfrage im Kundenportal stellen und verfolgen

So melden Sie Ihr Anliegen im Kundenportal, sehen den Verlauf und antworten.

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Serviceportal & Tickets

Kundenportal: Zugang einrichten und was Kunden dort sehen

Für Sie als Anbieter: Portalzugang für einen Kontakt anlegen. Für Kunden: was im Portal steht.

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Erste Schritte

Automatisierung: Den ersten Workflow anlegen

Aus einer Vorlage einen Workflow anpassen und veröffentlichen, und woran Sie erkennen, ob er läuft.

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Erste Schritte

Weitere Module im Überblick: Handel, Termine, Mitglieder, Sport, Karriere

Wo Sie die weiteren Module finden und welche Reiter und Aktionen sie bieten.

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Abrechnung

Paket buchen oder wechseln: Abo & Pakete

So wählen Sie ein Paket, buchen es und wechseln später: mit Monats- oder Jahresabrechnung.

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Abrechnung

Add-ons und Module dazubuchen oder abbestellen

So erweitern Sie Ihr Paket um Module wie Service Desk, Handel oder Karriere und nehmen sie wieder heraus.

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Abrechnung

Kündigen, Rhythmus wechseln und Rechnungen bezahlen

Kündigung, Wechsel zwischen monatlich und jährlich sowie Rechnungen, Zahlung und Datenexport.

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Abrechnung

Lifetime-Lizenz: Wie sie funktioniert und wo Sie sie sehen

Warum die Lifetime-Lizenz nach Angebot kommt, was sie enthält und wo Kunden sie im Portal sehen.

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Passwörter, MFA & Identitäten

Passwort ändern in XNO Business OS (Team-Login)

So ändern Sie Ihr Passwort im Profil, mit Regeln, Zwei-Faktor-Code und Besonderheiten bei Firmenpostfach.

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Passwörter, MFA & Identitäten

Passwort vergessen: So kommen Sie wieder rein (Team-Login und Kundenportal)

Der richtige Weg je nach Zugang: Link für Mitarbeitende, Anmeldelink im Kundenportal.

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Passwörter, MFA & Identitäten

Zweiten Faktor (Authenticator-App) einrichten und nutzen

QR-Code scannen, Code bestätigen, Wiederherstellungscodes sichern: so schützen Sie Ihr Konto zusätzlich.

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Passwörter, MFA & Identitäten

Handy verloren oder gewechselt: Anmelden mit Wiederherstellungscode

So kommen Sie ohne Authenticator-App wieder ins Konto und richten den zweiten Faktor neu ein.

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Passwörter, MFA & Identitäten

Anmeldung im Kundenportal: Passwort, Code und Anmeldelink

So melden Sie sich im Kundenportal an: erst E-Mail und Passwort, dann bei Bedarf der Code aus der App oder per E-Mail.

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Passwörter, MFA & Identitäten

Aktive Sitzungen prüfen und überall abmelden

So sehen Sie, wo Ihr Konto angemeldet ist, und melden andere Geräte ab.

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Microsoft 365, Outlook & Teams

Postfach in Outlook einrichten (IMAP und SMTP)

So binden Sie Ihr Postfach in Outlook ein: mit Servernamen, Ports, Verschlüsselung und Anmeldedaten.

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Microsoft 365, Outlook & Teams

App-Passwort erstellen und widerrufen (Outlook, Handy)

Warum Mailprogramme ein App-Passwort brauchen, wie Sie es erstellen und wieder löschen.

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Microsoft 365, Outlook & Teams

E-Mail am Handy einrichten (iPhone und Android)

So fügen Sie Ihr Postfach am iPhone oder Android-Handy hinzu, mit den Servereinstellungen.

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Microsoft 365, Outlook & Teams

Webmail nutzen: E-Mails im Browser

So rufen Sie Ihr Postfach im Browser auf, ohne ein Mailprogramm einzurichten.

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Netzwerk, VPN & Remote Work

Brauche ich ein VPN für XNO Business OS?

Kurz: Nein. XNO Business OS arbeitet im Browser über eine verschlüsselte Verbindung. Ein VPN ist nicht Teil des Produkts.

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Netzwerk, VPN & Remote Work

VPN: Was ist das und wann brauche ich es?

Ein VPN verschlüsselt die Verbindung Ihres Geräts zu einem anderen Netz. Hier steht, wofür es gut ist, wofür nicht und was Sie dafür brauchen.

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Netzwerk, VPN & Remote Work

VPN einrichten unter Windows 10 und 11, Schritt für Schritt

So legen Sie eine VPN-Verbindung in den Windows-Einstellungen an und verbinden sich: mit allen Feldern, die Sie ausfüllen müssen.

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Netzwerk, VPN & Remote Work

VPN einrichten am Mac (macOS)

So legen Sie am Mac eine VPN-Verbindung in den Systemeinstellungen an, verbinden und trennen sie.

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Netzwerk, VPN & Remote Work

VPN einrichten am iPhone und iPad

So fügen Sie am iPhone oder iPad eine VPN-Konfiguration hinzu oder nutzen die App Ihres Betreibers.

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Netzwerk, VPN & Remote Work

VPN einrichten am Android-Handy

So legen Sie am Android-Gerät eine VPN-Verbindung an oder nutzen die App Ihres Betreibers.

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Netzwerk, VPN & Remote Work

VPN verbindet nicht oder ist langsam: Checkliste

In neun Schritten von der einfachen Ursache zur schwierigen: so finden Sie, warum das VPN nicht klappt, und was der Support von Ihnen braucht.

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Erste Schritte

Handel: Produkt anlegen und freigeben

So legen Sie ein Produkt mit Artikelnummer, Preis und Steuer an, ergänzen Varianten und schalten es auf „aktiv“.

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Erste Schritte

Handel: Artikel aus einer CSV-Datei importieren

Der Import-Assistent in vier Schritten: Datei, Spalten, Prüfen, Importieren – mit Rückgängig-Funktion.

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Erste Schritte

Handel: Kategorien, Bundles und Stücklisten

Artikel in Kategorien ordnen, Verkaufsbundles schnüren und Stücklisten für die Fertigung pflegen.

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Erste Schritte

Handel: Lager anlegen, Bestand anpassen und umlagern

Lager und Lagerplätze einrichten, Bestände korrigieren, Ware umlagern und das Bewegungsjournal lesen.

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Erste Schritte

Handel: Inventur durchführen

Zählauftrag anlegen, zählen, Differenzen prüfen und buchen, mit Vier-Augen-Regel.

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Erste Schritte

Handel: Auftrag erfassen, versenden und Retoure abwickeln

Vom Auftrag über Sendung und Zustellung bis zur Retoure und Erstattung als Gutschrift-Entwurf.

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Erste Schritte

Handel: Pick & Pack für Händleraufträge

Aufträge freigeben, picken, packen und versenden – vom Lager bis zur Sendungsverfolgung.

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Erste Schritte

Handel: Einkauf, Lieferanten und Wareneingang

Lieferanten anlegen, Bestellungen schreiben und gelieferte Ware ins Lager buchen.

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Erste Schritte

Handel: Shopify oder WooCommerce verbinden

Zugangsdaten hinterlegen, Verbindung testen und Bestellungen übernehmen.

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Erste Schritte

Handel: Fulfillment abrechnen und das Händlerportal nutzen

Tarife je Händler festlegen, Leistungen abrechnen und Händlern einen lesenden Zugang geben.

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Erste Schritte

Handel: Leihe und Pfand

Leihartikel anlegen, ausgeben, zurücknehmen und Pfand und Schäden verbuchen.

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Erste Schritte

Termine & Buchungen: Standorte und Ressourcen einrichten

Standort, Courts, Räume und Trainer anlegen, Öffnungszeiten und Sperrzeiten pflegen.

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Erste Schritte

Termine & Buchungen: Angebote, Kurse und Preise anlegen

Miete, Kurs oder Termin bei einer Person als Angebot anlegen, mit Preis, Vorlauf und Stornofrist.

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Erste Schritte

Termine & Buchungen: Terminserie und Buchung anlegen

Kurstermine als Serie planen und Buchungen für Kunden erfassen, bestätigen und bezahlen lassen.

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Erste Schritte

Termine & Buchungen: Umbuchen, verschieben und stornieren

Buchungen umbuchen, Termine im Belegungsplan verschieben und Stornierungen mit Gebühren verstehen.

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Erste Schritte

Termine & Buchungen: Warteliste und Nachrücken

Wie volle Kurse eine Warteliste führen und wie Plätze mit Annahmefrist angeboten werden.

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Erste Schritte

Termine & Buchungen: Online-Buchung auf Ihrer Website

Buchungsseite oder Widget aktivieren, Zahlungsarten wählen und die Buchung in die eigene Website einbetten.

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Erste Schritte

Mitglieder & Verträge: Tarife anlegen

Beitrag, Laufzeit, Kündigungsfristen, Pausen und Inklusivleistungen eines Tarifs festlegen.

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Erste Schritte

Mitglieder & Verträge: Vertrag anlegen, pausieren und kündigen

Mitglied und Mitgliedsvertrag anlegen, SEPA-Mandat erfassen, Anträge bearbeiten und Check-in nutzen.

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Erste Schritte

Mitglieder & Verträge: Karten, Kontingente und Zutritt

Zehnerkarten und Kontingente ausgeben sowie Zutrittsmedien und Geräte verwalten.

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Erste Schritte

Mitglieder & Verträge: Beiträge abrechnen und SEPA-Datei erstellen

Beitragslauf starten, Rechnungsentwürfe prüfen und die SEPA-Datei für das Online-Banking erzeugen.

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Erste Schritte

Sport & Club: Spiele eintragen und Ergebnisse prüfen

Sportart anlegen, Spiele erfassen, Ergebnisse melden und streitige Ergebnisse entscheiden.

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Erste Schritte

Sport & Club: Ligen, Turniere, Teams und Ladder

Liga anlegen und Spielplan erzeugen, Turniere auslosen, Team-Anmeldungen entscheiden und eine Ladder führen.

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Erste Schritte

Sport & Club: Gutscheine ausstellen und einlösen

Wertgutscheine ausstellen, Teilbeträge einlösen und Gutscheine sperren oder stornieren.

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Erste Schritte

Sport & Club: Coaching und Trainingspläne

Trainer und Coaching-Arten anlegen, Coaching-Termine planen und Trainingspläne zuweisen.

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Erste Schritte

Sport & Club: Einsatzplan und Abwesenheiten

Schichten planen, Wochen veröffentlichen, Tausch regeln und Abwesenheiten beantragen und genehmigen.

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Erste Schritte

Sport & Club: Kasse einrichten und Verkäufe abschließen

Kasse einrichten, Sitzung öffnen, verkaufen, stornieren, Sitzung schließen und den Tagesumsatz prüfen.

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Abrechnung

Finanzen: Einnahmen und Ausgaben erfassen

Geldvorgänge ohne Kundenbeleg buchen, mit Kategorie, Steuersatz und optionalem Beleg zum Hochladen.

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Abrechnung

Finanzen: Belege fotografieren, prüfen und verbuchen

Belege per Handy oder Upload erfassen, die Angaben prüfen und als Ausgabe buchen oder beim Kunden ablegen.

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Abrechnung

Finanzen: Das Kassenbuch führen

Kasse anlegen, Bargeld buchen, Fehler per Storno korrigieren und die Kasse abschließen.

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Abrechnung

Finanzen: Wiederkehrende Rechnungen und Retainer

Vorlagen für Abos und Retainer mit Kontingent anlegen; der Lauf erzeugt fällige Entwürfe.

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Abrechnung

Finanzen: Kontoauszug einlesen und Zahlungen zuordnen

Bankumsätze als Datei importieren, Rechnungen zuordnen, Sammelzahlungen verteilen und Rücklastschriften erfassen.

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Abrechnung

Finanzen: Mahnwesen, Mahnsperren und Gebühren

Zahlungserinnerung, Mahnung und letzte Mahnung anlegen, Sperren setzen und Gebühren festlegen.

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Abrechnung

Finanzen: Lieferscheine und Online-Zahlung

Lieferscheine aus Aufträgen anlegen, ausliefern und abrechnen; Online-Zahlung im Testbetrieb.

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Abrechnung

Finanzen: Auswertungen, DATEV-Export und E-Rechnung

EÜR, Umsatzsteuer-Arbeitsblatt und BWA auswerten, DATEV-Stapel exportieren und E-Rechnungen prüfen.

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Abrechnung

Finanzen: Steuerberater-Zugang und Exportpakete

Der Steuerberatung einen befristeten, lesenden Zugang geben, Freigaben festlegen und Pakete erzeugen.

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Abrechnung

Finanzen: Anlagen, Kostenstellen, Fremdwährungen, Textbausteine und Supportabrechnung

Die Spezialfunktionen der Finanzen kurz erklärt, mit dem Weg im Menü und den wichtigsten Feldern.

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Serviceportal & Tickets

Service Desk: Ticket erstellen, beantworten und abschließen

Anliegen aufnehmen, öffentlich antworten oder intern notieren und den Status führen.

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Serviceportal & Tickets

Service Desk: Eskalation, Warteschlangen und SLA

Vorgänge eskalieren, Warteschlangen anlegen, Geschäftszeiten und Fristen (SLA) festlegen.

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Serviceportal & Tickets

Karriere: Stellen veröffentlichen und Bewerbungen bearbeiten

Stellen und Benefits pflegen, Bewerbungen erfassen, Status führen und Speicherfristen verstehen.

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Serviceportal & Tickets

Automation: Workflow aus Vorlage und Verbindungen

Erprobte Abläufe als Entwurf übernehmen, testen und veröffentlichen; Dienste verbinden.

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Serviceportal & Tickets

Automation: Absender, Vorlagen, Serienversand und Einwilligungen

Absender freigeben, Nachrichtenvorlagen anlegen, Serienversand vorbereiten und Einwilligungen nachweisen.

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Webseite, Hosting & SEO

Website: Medien, Navigation, Fußzeile, Weiterleitungen und SEO

Bilder hochladen, Menüs und Fußzeile pflegen, Weiterleitungen einrichten und Standardwerte für Suchmaschinen setzen.

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Webseite, Hosting & SEO

Website: Kontaktangaben, Rechtstexte und Wissensdatenbank-Artikel

Kontaktformular-Betriebsart wählen, Pflichtangaben für Impressum und Datenschutz ergänzen und Hilfeartikel pflegen.

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