Finanzen: Belege fotografieren, prüfen und verbuchen
Die Belegerfassung nimmt Fotos, PDFs und E-Rechnungen entgegen. Gebucht wird erst nach Ihrer Bestätigung.
Auf einen Blick
- Zielgruppe
- Mitarbeitende
- Dauer
- 10 Minuten
- Schwierigkeit
- leicht
- Voraussetzungen
- Das Modul „Finanzen“ und das passende Recht
Schritt für Schritt
- 1
Erfassen
Finanzen › „Belegerfassung“: „Beleg fotografieren“ (Kamera), „Datei auswählen“ (PDF, JPG, PNG, WebP), „E-Mail-Datei (.eml)“ oder „E-Rechnung speichern (XML / ZUGFeRD)“. Einen Postfachabruf gibt es nicht.
- 2
Eingang
Unter „Eingang“ stehen die erfassten Belege. „Fehlende Belege“ zeigt Ausgaben ohne Beleg, „E-Rechnungen“ die gespeicherten E-Rechnungen.
- 3
Prüfen
Im Prüfformular: Lieferant, „Belegdatum“, Belegnummer, „Bruttobetrag (€)“, Steuersatz, Kategorie (Vorschlag aus dem Beleg – bitte prüfen), Zahlung („bereits bezahlt“/„noch offen“), Notiz.
- 4
Entscheiden
„Angaben bestätigen“ hält den Stand als geprüft fest. „Als Ausgabe buchen“ legt die Buchung an. „Beleg dieser Buchung zuordnen“ erscheint, wenn eine Ausgabe ohne Beleg passt. „Beim Kunden ablegen“ speichert den Beleg im Ordner „Rechnungen“. „Verwerfen“ braucht einen Grund (mindestens 3 Zeichen).
Wenn es nicht funktioniert
„Belege erfassen braucht das Recht „Buchungen anlegen“.“
Fragen Sie Ihre Administration.
Buchen ist nicht möglich
Datum und Bruttobetrag müssen ausgefüllt sein.
Häufige Fragen
- Wird der Beleg automatisch gebucht?
- Nein. Gebucht wird erst nach Ihrer Bestätigung.
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